В развитие темы повышения наглядности отчетов об исполнении планов в Excel.
Не всегда бывает достаточно, а зачастую и возможно, отобразить план-факт в Excel в виде небольшой диаграммы. Порой отчет об исполнении плана продаж включает в себя массу позиций и представляется в виде скучной таблицы, где в одном столбце отображается план, в другом факт и в третьем процент исполнения.
Ну к примеру вот так:
Просто? Да. Информативно? В принципе да. Наглядно? Нет.
При этом в Excel есть весьма простой инструмент визуализации данных, с помощью которого можно на порядок повысить наглядность подобных таблиц. Это инструмент «Условное форматирование», который находится на ленте «Главная» почти посередине.
Использовать можно все три вариации форматирования: гистограммы, цветные шкалы, наборы значков.
Вот пример использования гистограмм:
Сразу видно кто впереди, кто в отстающих и по размеру, занимаемому гистограммой в ячейке, не вглядываясь в цифры, можно оценить исполнение плана.
Чтобы получить такие гистограммы необходимо выделить ячейки с данными об исполнении плана и выбрать «Условное форматирование»- «Гистограммы».
Рекомендую в правилах форматирования задать максимальным значением единицу (100%). Чтобы ячейки с перевыполнением не влияли на масштаб и линия в 50% была бы ровно посередине.
Выглядит это так:
Цвет и прочее можно поменять в настройках.
Использование цветовых шкал дает весьма наглядный результат, но на мой вкус излишне цветасто:
Очень аккуратный результат дает использование в отчетах об исполнения плана продаж набор значков с мини-круговыми диаграммами. Граничные значения регулируются.
Главное поставить в типе значений «Число». Вариант с процентами у меня почему-то выдает некорректный результат.
Бонус.
И еще один вариант наглядного отображения плана-факта в отчете продаж — это так называемая термо-диаграмма.
Очень похоже на гистограммы из первого примера, но выглядит аккуратнее из-за того, что прямоугольник диаграммы находится в рамке.
Но чтобы нарисовать такое придется немного повозиться.
- 1. Добавляем где-нибудь сбоку столбец с единицами. Это будет план, равный 100%.
2. На основе столбца с данными об исполнении плана и вспомогательного столбца строим обычную гистограмму
3. Щелкаем по столбикам диаграммы, выбираем «Формат ряда данных» и устанавливаем перекрытие рядов 100%. Боковой зазор уменьшаем, чтобы линии были потолще.
4. Убираем заливку рядов со вспомогательными единицами. Цвет границы ставим такой же как у ряда со значениями исполнения плана.
5. Максимальное значение на горизонтальной оси выставляем равным единице. Перевыполнение плана показывать не будем. Должно получиться вот так:
6. Убираем всё лишнее — название, легенду, оси, заливку области диаграммы, сетку, границы. Растягиваем область построения до границ области диаграммы, заполняя всё место, оставив справа несколько пикселей зазора.
7. Последний штрих — перемещаем диаграмму в столбец с данными и подгоняем масштаб. Всё!
Скачать файл с примерами
Изображение в заголовке: Designed by Freepik
